Creación de Formularios en Microsoft Access

RESUMEN: En el presente laboratorio se da a conocer la creación de formularios e informes de un determinado rubro en una empresa en particular. Estos han sido creados en el programa Access de acuerdo a su nivel de importancia dentro de la organización. En el caso de los informes los seleccionados son: camiones, choferes y clientes. Y en el de formularios se escogieron

Productos, pedidos y stock en la ciudad. El hecho de que la empresa haya preferido la utilización de Access radica esencialmente en el tamaño de la compañía, por esto si fuese una de mayor envergadura se utilizaría un software como por ejemplo SQL. Por último este laboratorio cuenta con un detallado manual de las actividades realizadas en este laboratorio ya sean formularios e informes para así facilitar al lector la interpretación y comprensión de esta aplicación.

PALABRAS CLAVE: Acces, Formulario, Informe y datos

1 INTRODUCCIÓN

El proyecto consiste en la entrega de productos de diversas especies a nivel nacional, donde la información está almacenada en una base de datos.

Dentro de la base de datos se encuentran las siguientes tablas: camiones, choferes, ciudades, clientes, detalle del pedido, pedidos, producto, stock ciudades, sucursales y viajes. Los formularios e informes permiten mejorar los procesos que se llevan a cabo en las organizaciones permitiendo optimizar cada uno de los recursos empleados.

2 TEXTO PRINCIPAL

En este laboratorio se han creado tres informes y tres formularios distintos, dentro de los primeros se encuentran camiones, choferes y clientes. La razón por la cual se han escogidos estas tablas es principalmente debido a la importancia que radican en la obtención del producto por parte del cliente por lo cual es necesario conocer en detalle quien es el encargado de llevar el pedido y en que condiciones. Para los segundos están los pedidos, productos y stock en las ciudades, ya que en estos la información varía constantemente y es necesario editarlos o modificarlos según el requerimiento de los usuarios. Los informes sirven principalmente para analizar la información con mayor facilidad que contienen las tablas de las bases de datos, y de esta forma facilitar una área especifica de la empresa. Además son estos los que se imprimen y son presentados posteriormente. Por otra parte, los formularios se utilizan para editar datos de una tabla o para realizar consultas.

El informe de camiones muestra los datos como: el año, la marca, el modelo, el peso de la carga y la patente del camión. En estos se presenta con claridad la información específica de cada camión que se utilice. Luego el informe de choferes señala los datos de cada chofer tales como: el código de la ciudad, nombre, dirección, fono y fecha de nacimiento. Con estos datos se puede analizar a que chofer es más óptimo encargarle el despacho de un pedido. El informe de clientes contiene los datos relacionados a código ciudad, Rut, nombre, dirección y fono del cliente. Es así como podemos obtener un completo reporte de los datos del cliente, generando de esta forma un registro de todos los clientes de la empresa.

En cuanto a los formularios podemos decir que el de pedidos es necesario para editar y consultar acerca de su código, sucursal, código de viaje, fecha y hora de pedido y entrega y prioridad. Facilitando de este modo el ingreso de nuevos pedidos o cambios ya establecidos. Acerca del formulario de productos, en este se encuentra los datos del código de éste, su descripción y su respectivo peso. Así es posible rastrear el producto y lograr identificar la posición y el lugar de destino. Es importante actualizar esta información para corregir los errores.

Finalizando, tenemos el formulario de stock en cada ciudad, el cual incluye el código de producto, código ciudad, cantidad, precio. Con esta información se puede obtener un detalle específico de las ventas de productos en cada ciudad por separado.

En consecuencia podemos decir, que cada uno de estos informes o formularios nos proveen información de suma importancia para el transporte efectivo de cada uno de nuestros productos desde su lugar de origen hasta el destino final.

3 MANUAL

Para poder realizar el presente trabajo en Microsoft Access 2003, se siguieron las instrucciones señaladas en las clases acerca del programa antes mencionado, así como también las indicaciones que se encuentran en el sitio de Internet recomendado por el ayudante del ramo, el que se encuentra en el apartado de Referencias. Así entonces, tanto las tablas como las relaciones se realizaron siguiendo las indicaciones del sitio de Internet. Luego se ejecutaron las consultas que se requerían utilizando el mismo procedimiento anterior.

Posteriormente, se desarrollaron los 3 formularios y 3 informes mediante el uso de las herramientas del programa Access “Asistente para formularios” y “Asistente para informes”, respectivamente, donde sólo era necesario seguir las instrucciones que estas herramientas señalaban.

Por último, se requería que el archivo de Microsoft Access llevara una contraseña, lo que se pudo llevar a cabo mediante una investigación en sitios de Internet, donde se indicaban los pasos a seguir para poder establecer la contraseña, de manera que se debía cerrar el archivo, luego abrirlo en “modo exclusivo”, después ir a la barra “Herramientas” y elegir “Seguridad”, ahí se elige “Establecer contraseña para la base de datos”. Es así como se puedo establecer una contraseña, la que se indica en el apartado de este documento “Contraseña”.

4 CONTRASEÑA

Para ingresar al sistema de bases de datos Access la clave es: sistemas2010

5 REFERENCIAS

- www.aulaclic.es/. Accesado 2010 Junio 17.

- http://www.trucostecnicos.com/trucos/ver.php?id_art=266. (Contraseña) Accesado 2010 Junio 17.